Personvernerklæring for Vestmar Dyreklinikk og Alfa Kragerø Smådyrspraksis

Personvernerklæring for Vestmar Dyreklinikk Dyrehelse AS, inkludert Alfa Krgerø Smådyrspraksis                                                                                                                                                                  Dato: 28.05.18

 

Denne personvernerklæringen forteller hvordan Alfa Kragerø Smådyrspraksis og Vestmar Dyreklinikk Dyrehelse AS, heretter samlet under Vestmar Dyreklinikk,  samler inn og behandler personopplysninger.

Vestmar Dyreklinikk, ved daglig leder Per Christian Bye, er behandlingsansvarligfor virksomhetens behandling av personopplysninger. Det daglige ansvaret er fordelt mellom daglig og veterinær Dorina Herke.

 

Hjemmeside:

Vestmar Dyreklinikk har en hjemmeside, www.dyrehelse.no,  levert av WordPress.com, som er vår databehandler.

 

På vår hjemmeside har vi kun informasjon, og vi lagrer ingen beskjeder på denne siden.

 

Vi håndterer derfor ingen personopplysninger på vår hjemmeside

 

Facebook

Vi er på Facebook. All informasjon folk legger ut der, regnes som frivillig, og er kontrollert av Facebook.

Vi vil ikke dele noen informasjon som sendes som meldinger på Facebook, og forventer at Facebook forholder seg til de samme kravene. Vi tar bare imot timebestilling som vanlig epost på Facebook.

 

Journalsystem og tilknyttede programmer

Vestmar Dyreklinikk bruker journal- og fakturaprogrammet Sanimalis. Her er du som kunde/dyreeier registrert med dine personopplysninger på ditt eget kundekort. Her lagres det også informasjon om alle dine dyr. Personopplysningene fra kundekortet brukes for å registrere timer, journaler og regninger. Sanimalis AS er databehandler for programmene Sanimalis. Disse programmene har egne personvernerklæringer som du finner inne i programmene.  Sanimalis AS har sin personvernerklæring på hjemmesiden:  www.sanimalis.com

 

E-postprogram: Vi bruker e-posttjenesten «MS Outlook» og den brukes også fra Sanimalis. På Alfa Kragerø Smådyrpraksis er epostadressen lagt inn gjennom gmail. Outlook håndterer eposten også der.

 

Regnskapssystem og regnskapsfører: Vi bruker firmaet «Mylè AS» og inkassofirmaet «Credicare AS»

 

Med personopplysninger menes først og fremst ikke-sensitive data om deg som kunde, det vil si: navn, adresse, telefonnummer og e-postadresse. I tillegg chipnummer på dine dyr. I noen tilfeller lagrer vi også sensitive data i journalen (se mer under journaler) hvis det er mistanke om dyrevern- eller politisaker (dette er hjemlet i journalforskriften).

 

Hvorfor lagrer vi personopplysninger? (Hva er formålet)

Vestmar Dyreklinikk registrerer og behandler personopplysninger til følgende formål:

-  kravene i journalforskriften for veterinærer (som inkluderer all behandling og oppfølging av dyret med resepter, laboratorieanalyser, rapportering og mulig henvisning til annen veterinær/klinikk) krever at pasient og dyreeier skal identifiseres og kunne kontaktes

- kravene i bokføringsloven for regninger og fakturaer krever det samme

- vi ønsker kunne gi deg en time og med en timebekreftelse og eventuell påminnelse

- vi ønsker å kunne sende deg innkalling til oppfølgende behandlinger av dine dyr

 

Hvilket rettslig grunnlag har vi for å lagre personopplysninger?

Lov om veterinærer med tilhørende journalforskrift gir veterinæren/klinikken er rett til å lagre personopplysninger for å kunne identifisere pasienten.

Regnskapsloven gir samme rett med tanke på kvittering/faktura for å kunne følge opp betalingskrav overfor kunden.

Personopplysningsloven tillater lagring av personopplysninger for å oppfylle en kontrakt, som for eksempel i forbindelse med en timeavtale du har bedt om eller som vi gir deg etter avtale med deg.

Personopplysningsloven tillater også lagring av personopplysninger til bruk for direkte markedsføring, men da skal samtykke fra deg være innhentet på forhånd.

 

Hvilke personopplysninger behandles?

Kunder/dyreeiere blir alltid registrert med navn, adresse, postnummer og poststed på kundekortet. I tillegg registrerer vi telefonnummer og e-postadresse for å kunne sende deg informasjon/påminnelser som gjelder direkte oppfølging av dine dyr, basert på informasjon fra journalen.

Hvis dyret ditt blir chipmerket hos oss eller er chipmerket og registrert hos DyreID, blir dette nummeret lagret på dyrekortet. Dette gjøres for å kunne gi sikker identifikasjon av dyret og er spesielt aktuelt i forbindelse med forsikringsoppgjør.

Hvis du ønsker resept på et A- eller B-preparat trenger vi din fødselsdato.

Under vises skjermen for hvor vi legger inn og lagrer personopplysninger:

 

Hvor henter vi opplysningene fra?5

All vår informasjon henter vi inn enten fra deg direkte, eller ved hjelp av Gulesider. SMS sendes i forbindelse med bestilte timer og påminnelser, og dette regnes som videre behandling.

 

I hovedsak legger vi inn informasjon basert på muntlig overlevert informasjon eller e-post fra deg.

 

 

Er det frivillig å gi fra seg opplysningene?6

Nei. For å kunne opprette journal og regning på deg som kunde trenger vi dine personopplysninger. Det er vi lovpålagt å gjøre, og derfor vil du ikke kunne få hjelp, eller kjøpe noe, hvis vi ikke kan registrere basaldata fra deg.
Så lenge loven krever at journal og regning skal oppbevares er det ikke frivillig. Når den fristen går ut, er det frivillig om du fortsatt ønsker å være registrert hos oss. Vi vil innhente ditt samtykke om dette.

 

Utleveres opplysningene til tredjeparter?7

Ja, dine personopplysninger vil kunne utleveres til andre som ledd i behandling og oppfølging av ditt dyr. Dette gjelder chipmerking av kjæledyr, laboratorieprøver, radiologiske bilder, helseattester ved salg av dyr, resepter, medisinrapportering, semindata, henvisning til annen veterinær/klinikk, forsikringsselskapet ditt, regnskapsføreren vår, fakturaoppfølging.

 

Utover dette vil ikke noen personopplysninger leveres ut til andre fra vår klinikk.

 

Vi sender ikke eposter rutinemessig til kunder. Men kan sende et spørsmål om hvordan ting går, av ren faglig nysgjerrighet.

 

Hvordan slettes og arkiveres opplysningene?8

Ettersom personopplysninger lagres i regning og journal er det første kriteriet for sletting knyttet til lovens krav om hvor lenge regnskapsinformasjon og journaler skal lagres.

Her gjelder følgende regler i Norge:

-                     Regnskapsdata skal oppbevares i 5 år

-                     Journaldata skal oppbevares i 10 år og etter dette så lenge pasienten må antas å være i live

(i praksis vil dette si at hvis det har gått 10 år og dyret er dødt, så kan journalen slettes, men ofte vet vi ikke om dyret er dødt og derfor bør vi regne 15 år for kjæledyr og 25 år for hest)

Når denne perioden er utløpt og du som kunde/dyreeier ikke lenger har noe økonomisk utestående hos oss kan dine personopplysninger slettes. Dette gjøres i Sanimalis gjennom en arkiveringsrutine som anonymiserer personopplysningene. Du kan velge at dine personopplysninger skal beholdes ved å gi ditt samtykke til dette.

 

Hvilke rettigheter har den registrerte (kunden/dyreeieren) og hvilket lands lovverk gjelder?9

Vi følger norsk lov og ifølge den nye personopplysningsloven har du som kunde/dyreeier 8 grunnleggende rettigheter. Vi beskriver her hva du kan gjøre med og uten bruk av Consenta-appen:

 

A. Rett til å bli informert.

Du har rett til å vite hvilke personopplysninger vi har registrert om deg. Du kan få se dem i ditt kundekort i Sanimalis på dataskjermen i resepsjonen og eller du få en utskrift/e-post over hva som er registrert. Hvis du ber om en journalutskrift vil du i headingen på denne se hvilket navn og hvilken adresse vi har registrert samt din kontaktinformasjon.

 

B. Det må gis samtykke.

Du kan ikke nekte å bli registrert i systemet på grunn av lovkravene til veterinærer (omtalt overfor). Det skal derimot hentes inn samtykke fra deg dersom personopplysninger skal kunne oppbevares lengre enn det som er påkrevd i henhold til lovverket. Du må også ha gitt sitt samtykke for å motta markedsføring fra oss. På ditt kundekort vil dine samtykker være registrert. Du kan be om å få se dette eller be om å få utskrift/e-post (samme som for personopplysningene
C. Rett til tilgang
Du har rett til å se dine egne personopplysninger. Samme løsning som under punkt A.
D. Rett til å korrigere informasjon
Du har rett til å få endret feilaktig informasjon, enten manuelt eller elektronisk. Du tar kontakt med oss enten via telefon eller e-post, endringen fanges opp som for punkt A.
Vi setter veldig stor pris på om du opplyser oss om flytting, dødsfall av dyr/kunde, og/eller telefonnummerforandringer.
E. Rett til begrenset behandling
Du har rett til å begrense veterinæren/klinikkens behandling av visse personopplysninger i spesielle situasjoner. Dette gjelder helt spesielle situasjoner. Ta kontakt med oss hvis du mener dette gjelder for deg.

 

F. Rett til å nekte behandling 

Du har rett til å nekte direkte markedsføring i sin helhet: vi driver ikke med markedsføring, og regner med at du tar kontakt med oss for å få profesjonell hjelp, og ikke for at vi skal mase til oss unødige tjenester. Derfor vil du kun få høre fra oss når vi har en avtale eller et reelt behov, f. eks. ved at vi får inn pusen din påkjørt.

OBS: Vi regner ikke timepåminnelser og innkallinger til oppfølgende behandling av dine dyr som direkte markedsføring. Vi regner dette som oppfølgende behandling.  Du kan likevel nekte å motta dette også.

 

G. Rett til å bli glemt 

Du har rett til at dine personopplysningen skal slettes, hvis du ikke lenger har dyr med journaler (som må oppbevares i henhold til journalforskriften, minimum 10 år), ikke har noe utestående med oss eller regninger (som må oppbevares i henhold til regnskapsloven, minimum 5 år). Du ringer eller sender oss en e-post om at du vil slettes og vi foretar en anonymisering av dine personopplysninger. Når dette er gjort kan vi ikke lenger finne igjen dine tidligere journaler eller regninger. Hvis du på et senere tidspunkt ønsker å bli kunde hos oss, må vi registrere deg og dine dyr på nytt.

 

H. Rett til å overføre data

Du har rett til å bli overført til en annen klinikk. Dette kan bare gjøres elektronisk. Ta kontakt med vår resepsjon via telefon eller e-post om dette. Du vil etterpå motta en e-post med dine personopplysninger på et lesbart, elektronisk format.

 

Hvordan sikres opplysningene?10

På vår klinikk er all pålogging på PCene sikret gjennom personlig pålogging. Vi har ingen eksterne servere, og all informasjon er kun mulig gjennom innlogging på programmet. Alle endringer på et kundekort blir fanget opp av endringsloggen i Sanimalis, bare autoriserte brukere har tilgang til å endre data. Se Sanimalis personvernerklæring

 

Personlig bruk av e-post løser vi ved at hver veterinær underskriver med sitt navn.

 

Andre programmer vi bruker er tannrøntgen, vanlig røntgen, og ultralyd. Røntgen og Ul er fysisk separert, og informasjon om deg som kunde krever innsyn i hovedjournalprogrammet, noe som ikke er mulig uten veterinærhjelp. Vi registrerer også journalnr i andre maskiner, som flere typer blodprøvemaskiner, men har ingen verdi, uten tilgang til hovedmaskin.

Tannrøntgen dataprogram er på samme datamaskin som journalprogram, men er avhengig av innsyn i hovedjournalprorgram, for å gi noen som helst informasjon om deg som kunde.
Vi kjøper av og til også tjenester på hjelp ved avlesning av røntgenbilder, fra VetMedStat, hvor evt ID nr og navn på dyr, samt etternavn på eier, vil måtte overføres. Ingen annen informasjon sendes.

 

 

 

Kontaktinformasjon

Ta kontakt med klinikken på telefon 35992250 (Vestmar Dyreklinikk) eller 35983139 (Alfa Kragerø Smådyrspraksis), hvis du lurer på noe.

 

Akutt vaktnummer er 35992250, og du må godta viderekobling ved å først presse 1, så 9. Informasjonen du da gir over telefon er vi lovpålagt å føre opp i våre journaler ved først mulig oppmøte. Det gjelder også om du ikke ønsker å møte. Våre råd om behandling, hvor fort dette må gjøres, og viktigheten av dette, er absolutt pålagt ihht lov om dyrevelferd og lov om dyrehelsepersonell, og Journalforskriften for dyrehelsepersonell. Hvis våre råd ikke blir fulgt, kan det etterfølges av krav fra oss om å varsle Mattilsynet/Politiet. Disse behandler personopplysningene på forsvarlig måte

 

Våre epost adresser er:
Vestmar Dyreklinikk Hovedepost:                           post(alfakrøll)dyrehelse(punktum)no

Vestmar Dyreklinikk faktura                                      faktura(alfakrøll)dyrehelse(punktum)no

Alfa Kragerø Smådyrspraksis:                                   alfakragerø (alfakrøll)gmail(punktum)com

 

 

Denne personvernerklæringen er basert på Datatilsynets 11 punkts liste for hva som bør være med i en personvernerklæring:

(https://www.datatilsynet.no/regelverk-og-skjema/lage-nye-losninger/personvernerklaeringer/)

 

 

 

Mvh

 

Per Christian Bye

Veterinær/daglig leder

Vestmar Dyreklinikk Dyrehelse AS

Categories: Veterinærvakt